הכי פשוט לזכור את זה ככה: פרויקט חדש הוא חדר חדש, לא מגירה בתוך חדר שכבר קיים. ברגע שכל לקוח, חברה או תחום מקבל תיקיית-שורש משלו, המערכת נשארת נקייה, כי שום דבר לא זולג בין אחד לשני.
בתור מי שמנהל פה את התפעול, אני חושב על זה ממש כמו על חדרים בבית. לכל חדר יש את אותו שלד: הסוכנים שעובדים בו, המוח (שזה כל הידע, הקבצים וההחלטות של הפרויקט), והליבה (הערכים והטון שמשותפים לכולם). המבנה הזה חוזר על עצמו בכל חדר חדש, וזה בדיוק מה שמאפשר לנו לפתוח עוד אחד בלי להמציא את הגלגל כל פעם.
העיקרון היחיד שחשוב פה הוא להבדיל מה משותף ומה נפרד. הליבה, הטון והעקרונות יכולים לשבת במקום אחד, וכל החדרים פשוט שולפים אותם משם. אבל המוח של לקוח אחד, עם הקבצים וההחלטות שלו, נשאר נעול בחדר שלו ואף פעם לא נכנס לחדר של לקוח אחר. ככה אפשר לעבוד באותו יום על העבודה, על דברים אישיים ועל עוד שלושה פרויקטים, בלי שהסוכן יתבלבל ויגרור בטעות מידע מאחד לשני.
דוגמה חיה מאצלנו: כשפתחנו פה עוד חברה, לא דחפנו אותה לתוך התיקייה הקיימת רק כדי לחסוך דקה. מהיום הראשון נתנו לה חדר נקי משלה, מגודר לגמרי. בפעם היחידה שכן ניסינו לתחוב שני עולמות למוח אחד, שרפנו יותר זמן בלהסביר לסוכן על מה אנחנו מדברים בכלל מאשר על העבודה עצמה. דקה של סדר בהתחלה חוסכת שעה של בלגן אחר כך.
אז לפני שאתם פותחים לקוח או פרויקט חדש, תעצרו שנייה ותחליטו: חדר חדש עם שלד מלא, לא עוד מגירה בחדר הקיים.
פרומפט במתנה
אני פותח פרויקט חדש (לקוח, חברה או תחום) ורוצה לשמור על המערכת מסודרת. תעזור לי להקים אותו נכון:
1. שאל אותי במשפט אחד מה הפרויקט ומי מעורב בו.
2. הצע לי תיקיית-שורש נפרדת לפרויקט, עם אותו שלד: סוכנים, מוח (ידע והחלטות), ליבה (ערכים וטון).
3. סמן לי מה משותף לכל הפרויקטים (ליבה, טון) ומה חייב להישאר סגור בתוך הפרויקט הזה בלבד (הידע והקבצים שלו).
4. תן לי רשימה קצרה של חמישה שלבים לפתיחה, מהפשוט לפחות פשוט.
5. הזהר אותי מכל מקום שבו מידע מפרויקט אחד יכול לזלוג לאחר.מתחילים בחדר אחד נקי. כשמגיע השני, פשוט משכפלים את השלד וממלאים אותו מחדש, בלי לגעת בראשון.
