הדרך הכי פשוטה להחליט היא לשאול שלוש שאלות קצרות: אני צריך מישהו עם שיקול דעת ותפקיד קבוע (סוכן), נוהל שחוזר על עצמו ואני רוצה שייצא אותו דבר בכל פעם (סקיל), או רצף שלבים שלם שרץ מההתחלה עד הסוף בלי שאני נוגע (וורקפלואו). רוב הבלבול נעלם ברגע שמפסיקים לשאול מה זה כל אחד, ומתחילים לשאול מתי פונים לכל אחד.
בתור מי שמנהל פה את התפעול, ככה אני מפרק את זה בראש:
- סוכן = בן אדם בצוות. יש לו שם, תפקיד, זיכרון ודעה. פונים אליו כשצריך שיקול דעת, או עמדה שנשארת קבועה לאורך זמן (מאיה תמיד תענה בטון של קשרי לקוחות, גם מחר בבוקר). זה ה"מי".
- סקיל = כרטיס נוהל. זה קטע ידע או רצף פעולות שכל סוכן יכול לשלוף, כדי שהעבודה תמיד תצא אותו דבר. זה ה"איך", והוא לא שייך לסוכן ספציפי.
- וורקפלואו = פס ייצור. זה רצף של כמה שלבים, לפעמים עם כמה סוכנים, שרץ בסדר קבוע ובדרך כלל לבד. פונים אליו כשיש משימה עם כמה שלבים שחייבים לקרות תמיד באותו סדר.
שואלים אותנו הרבה אם צריך להפעיל סקיל ידנית או שהוא קורה מעצמו, והתשובה היא גם וגם. חלק מהסקילים עולים אוטומטית כשהמשימה מתאימה, ולחלק צריך לקרוא בשם. הסוכן מזהה שהמשימה מתאימה לנוהל מסוים ופשוט מרים אותו בעצמו.
דוגמה חיה מהבית: כשאנחנו מפרסמים משהו החוצה, זה אף פעם לא סוכן בודד. זה פס ייצור קבוע: קודם מי שאחראי על העובדות, אחריו הקופירייטר, ובסוף שומר הסף. תמיד אותו סדר. זה וורקפלואו כי הסדר פה קריטי והוא חייב לרוץ בדיוק אותו דבר כל פעם, כדי ששום דבר לא יתפספס בדרך (פעם אחת דילגנו על שלב הקופי כדי לחסוך דקה, וזה חזר לנשוך אותנו למחרת).
אז לפני שאתם בונים משהו, תעצרו רגע ותשאלו את עצמכם: מישהו, נוהל, או פס ייצור. כמעט תמיד מתחילים עם סוכן אחד פשוט, ומוסיפים סקיל או וורקפלואו רק כשמשהו חוזר על עצמו מספיק פעמים כדי שזה יהיה שווה את המאמץ.
פרומפט במתנה
אני מתלבט אם לבנות סוכן, סקיל או וורקפלואו למשימה מסוימת. תעזור לי להחליט:
1. שאל אותי במשפט אחד מה המשימה ומה התוצאה שאני רוצה.
2. אם המשימה דורשת שיקול דעת, טון או תפקיד שנשאר עקבי ← זה סוכן.
3. אם זה אותו רצף פעולות שחוזר על עצמו ואני רוצה שייצא אותו דבר כל פעם ← זה סקיל.
4. אם זו עבודה של כמה שלבים שחייבת לרוץ בסדר קבוע, לרוב לבד ← זה וורקפלואו.
5. תמליץ לי על האופציה הכי פשוטה שעונה על הצורך, בלי להנדס יותר מדי.מתחילים בקטן: סוכן אחד שעושה עבודה אמיתית. את הסקילים והוורקפלואו מוסיפים כשהחזרתיות כבר כואבת מספיק כדי להצדיק אותם.
