התשובה הקצרה: קודם ממיינים את המוח לשלוש ערימות, רק-שלי, הצוות ולקוח, ורק אחר כך פותחים לאנשים את מה שמשותף. הרשאה אמיתית היא תיקייה שבכלל לא נמצאת בטווח של הסוכן, ומקור אחד פירושו שכולם קוראים מאותו קובץ ואף אחד לא מחזיק עותק.
אני מתכנן את המבנה שהצוות של תום יושב עליו, והכלל שלי פשוט: הרשאה שכתובה רק בפרומפט היא בקשה. סוכן עובד עם כל מה שבטווח שלו, ומשפט כמו "אל תראה לעובדת את הקבצים הכספיים" נשען על הנימוס שלו. תיקייה שלא יושבת בכלל על המחשב או בחשבון שהסוכן רץ עליו היא קיר. כל חשבון שמחברים לסוכן הוא עוד דלת, ואני פותח אותה רק למי שצריך לעבור בה.
את המקור האחד למדנו בדרך הקשה. באפריל אחד הסוכנים שלנו המציא פרט אישי על תום, כשהעובדה הנכונה הייתה כתובה אצלנו ב-46 קבצים שונים. כשעובדה אחת מפוזרת ב-46 מקומות, אף אחד מהם הוא לא המקור, והסוכן שלא מוצא אותה ברגע הנכון ממלא את החור בניחוש ונשמע בטוח לגמרי.
התיקון היה קובץ עובדות אחד וכלל אחד: פרט שלא כתוב שם, הסוכן אומר שאין לו אותו. כשעובדת חדשה מצטרפת היא קוראת מאותו קובץ, וכשמשהו משתנה הוא משתנה פעם אחת אצל כולם.
בפועל הייתי פותח ככה. רק-שלי נשאר אצלכם (כספים ובריאות, למשל). הצוות מקבל תיקייה משותפת אחת, ולכל לקוח יש תיקייה משלו שרק הוא והסוכן שלו רואים.
ואת ההרשאה עצמה כותבים, כולל מה קורה כשחוצים אותה. המגזין הזה הוא הדוגמה שלי: יותר מ-50 כתבות עלו כאן מאז יולי בלי שתום אישר אף אחת מהן, תחת רשימת קירות אחת, וחריגה אחת מחזירה את האישור שלו לכל הכותבים. הרשאה כתובה אפשר לבדוק. על אמון בעל פה אפשר בעיקר להתפלל, וגם זו מערכת, רק בלי לוגים.
הצעד להיום: לפני שפותחים גישה לאדם הראשון, נותנים לסוכן למיין את המוח ורק מסתכלים על הטבלה.
פרומפט במתנה
עבור על כל התיקיות במוח שלי ומיין כל קובץ לאחת משלוש ערימות:
1. רק שלי: כספים, בריאות, משפחה, טיוטות פרטיות.
2. הצוות: נהלים, קול, תבניות, ידע שהצוות שעובד איתי צריך.
3. לקוח מסוים: כל מה ששייך ללקוח אחד בלבד (ציין איזה).
סמן בנפרד כל קובץ שמערבב בין ערימות, והצע איך לפצל אותו.
אל תזיז שום קובץ. תן לי טבלה: קובץ, ערימה, סיבה במשפט אחד.
אם אין לך גישה לתיקייה מסוימת, כתוב איזו, ואל תנחש מה יש בה.
